¿Qué es un PMS?

Por sus siglas en inglés (Property Management System), sistema de

administración de propiedades.

Por Vladimir Raigoza

Es una de las herramientas tecnológicas mas importante dentro de la organización hotelera ya que por medio de este es posible gestionar la operación del hotel.

Características de un buen software hotelero

Un buen software hotelero o PMS debe incluir la gestión de reservas ya sea desde el motor de reservas, el channel mananger o las reservas realizadas directamente por el personal del hotel, debe permitir crear un preregistro hotelero donde los ocupantes de la reservas antes de llegar al hotel puedan diligenciar la información de cada uno y así agilizar el proceso de checkin.

Una vez el huésped se encuentre en recepción el software hotelero o PMS debe permitir llenar la información de nuestros huéspedes que debe ser almacenada en la base de datos, podremos generar la tarjeta de registro hotelero para su firma, adicional el software hotelero o PMS con la data de nuestros clientes debe de generar informes de inmigración, envió de correos con promociones, planes etc. Y podremos conocer las preferencias y gustos del huésped para futuras visitas.

El software hotelero o PMS debe gestionar la disponibilidad de habitaciones, así como los cargos automáticos de alojamiento y demás paquetes adquirido por el huésped (Seguro hotelero, desayuno, etc.). Manejar los inventarios de minibar, permitir el uso de comandas para cargos de lavandería y demás servicios vendidos en el hotel.

El PMS debe permitir realizar el checkout del huésped así como emitir la factura por los cargos generados y con la nuevas disposiciones legales de facturación electrónica enviar automáticamente el documento a la DIAN y por correo electrónico al cliente.

La decisión para adquirir un software hotelero

Existe un factor muy importante a la hora de tomar la decisión de adquirir un software hotelero o PMS y es que esté integrado o conectado con el sistema financiero del hotel. Lo ideal sería que el proveedor tecnológico del software hotelero o PMS tenga un módulo financiero esto tendría la ventaja de que la información estaría en línea, otra opción (menos recomendada) es una interfaz, que es un procedimiento mediante un documento (Excel, o txt) sea posible migrar la información del software hotelero o PMS al módulo financiero, ambos procesos evitarían reprocesos operativos del hotel.

Otra ventaja al tener un software hotelero o PMS eficiente es contar con informes de ocupación futura (Forecast), habitaciones disponibles para la venta (Roomtosell) entre otros, donde se podrán planificar la gestión del hotel, así como la información estadística con fechas de mayor y menor ocupación, comparativos de años o meses anteriores, contar con la data de nuestros clientes para realizar email marketing, etc.

Un soporte técnico oportuno y el respaldo de la empresa desarrolladora de nuestro software hotelero o PMS es fundamental ya que es importante la trayectoria en el mercado y que se encuentre en constante innovación y adecuación a las normas fiscales.

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Para mi experiencia, estas serían las principales funcionalidades de un buen PMS que como dije a principio del artículo es una de las principales herramientas para la gestión de propiedades.

Vladimir Raigoza

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