Preauditoría y auditoría

Definición de auditoría

Revisión sistemática de una actividad o de una situación para evaluar el cumplimiento de las reglas o criterios objetivos a que aquellas deben someterse.

Es la definición encontrada en la RAE, pero a la auditoría que nos referiremos en este blog trata de la auditoría realizada en los hoteles llamada auditoría nocturna.

La auditoría nocturna se realiza en horas de la madrugada empezando regularmente a las 12:00 am hasta las 6:00 am, cuando todas las cuentas activas ya se encuentra registradas o se ha realizado el check-in.

Auditoría nocturna

El proceso de auditoría nocturna buscar llevar un mejor control de la operación de los hoteles, evitando errores y/o posibles fallas en las cuentas de los huéspedes, también optimizar y planear la operación del hotel.

Regularmente en los hoteles el encargado de realizar la auditoría nocturna es el recepcionista de la noche el cual tiene las facultades para cambiar y eliminar items cargados de forma errónea en las cuentas que se encuentren activas en el hotel.

El proceso de auditoría se divide en dos etapas, Preauditoría y Auditoría.

Etapa preauditoría

Revisión de movimientos

Cuentas que realizaron check-in durante el día, revisando tarifas asignadas.
Cuentas que realizaron check-out durante el día, revisando facturación.
Informe de ventas por habitación verificando los ítems vendidos en cada cuenta.
Reporte de huéspedes complementary si existen.(Los huéspedes complementary son huéspedes que tienen cortesia por el pago de alojamiento).
Cuentas que son llevadas a stand-by o espera, son cuentas que han liberado la habitación pero que aún no se ha generado la factura.
Informe donde se relacionan los descuentos otorgados por alojamiento.
Traslados a cuentas por cobrar, son cuentas que se han factura e ingresado a cartera.
Informe de detalles de venta donde se especifique cada uno de los valores de cargos anotados a todas las cuentas activas del hotel.
Ítems eliminados durante el día por los recepcionista, en caso de que estos tengan habilitada esta opción.
Flujo de efectivo de cada uno de los cierres de caja de los recepcionistas del día, donde se detalla las formas de pago de los ingresos y tipo de ingreso sea anticipo por reservas, anticipadas en casa o cancelación de facturas.
Estado de las reservas del día actual, así como las del día siguiente verificando información del huésped, fecha y tarifa asignada.
Realización de copias de seguridad a la base de datos o backups en caso de que esta no se realice de forma automática. (Con SOHORecepción se puede realizar este proceso automáticamente).

Una vez realizado el proceso de preauditoria algunos software hoteleros (SOHORecepción) tienen la opción de correr el procedimiento de cierre del día. Este proceso automáticamente carga una noche adicional aplicando el paquete de alojamiento a cada habitación. También realizado por el software hotelero (SOHORecepción) de forma automática.

Etapa de auditoría

Algunos hoteles dependiendo de su infraestructura tiene dos auditores: Auditor nocturno y auditor de ingresos, el auditor nocturno es el encargado del proceso de preauditoría revisando la operación del hotel como: arqueos, cuentas activas, reservas, etc. y el auditor de ingresos se encarga de la revisión contable y financiera del hotel.

En la etapa de auditoría el auditor nocturno entrega los informes de la operación del hotel al auditor de ingresos quien se encarga de la revisión tanto contable como financiera (ingreso en bancos).

Un buen proceso de preauditoria y auditoria busca dar un mejor servicio al cliente, evitar inconformidades en el momento de realizar el check-out, mejorar los controles administrativos, minimizar la pérdida de dinero y tener una mejor planeación de la operación de los hoteles.

Algo muy importante a tener en cuenta en el proceso de preauditoria y auditoria es generar un protocolo de copias de seguridad o backup diario de la información de las bases de datos del hotel, esto protege el activo número 1 de la empresa que es la información de la operación hotelera.