Cláusulas facturación electrónica - Soho Apps Software para hoteles Colombia, pms para hoteles

Cláusulas y condiciones servicio de facturación electrónica

contrato

D  E  C  L  A  R  A  N

 Declara EL PROVEEDOR, a través de su representante legal, que:

a) SOHOAPP S.A.S. es una Sociedad por acciones Simplificada legalmente constituida, inscrita ante la Cámara de Comercio de Pereira, bajo Matricula Mercantil No. 18152315 y con Nit 901.167.716-0.

b) Dentro de los Estatutos, la Representante Legal o quien haga sus veces, está facultado para celebrar el presente contrato.

c) SOHOAPP S.A.S, cuenta con la infraestructura, recursos materiales, personal ampliamente calificado y elementos propios para llevar a cabo el objeto del presente contrato.

d) No existen contratos y/o convenios verbales o escritos celebrados, que generen nulidad, conflicto de intereses o algún impedimento que impida la celebración del presente contrato.

e) Que el Software de nombre “SOHOAPPS” es propiedad de SOHOAPP S.A.S, y se garantiza que cuenta con todos los derechos de propiedad para su venta y comercialización.

f) Que el software “SOHOAPPS”, cumple con la funcionalidad y estándares exigidos por “EL CLIENTE” y por las normas aplicables vigentes a la celebración de este contrato que rigen la “FACTURACIÓN ELECTRÓNICA”. (Decreto 2242 de 2015 y demás normas concordantes).

 

  1. Declara “EL CLIENTE”, a través de su representante legal, que:

a) «Empresas.Razón Social», es una Sociedad constituida de conformidad con las leyes Colombianas.

b) Que su representante Legal o quien haga sus veces está facultado para celebrar el presente contrato.

c) Tiene un objeto social que le permite realizar actividades profesionales, comerciales y/o industriales y le faculta la celebración de contratos como el presente.

  1. Declaran LAS PARTES:

a) Que revisadas y aprobadas las anteriores declaraciones, reconocen mutuamente la personalidad que ostentan y que están de acuerdo con las obligaciones que se derivan del presente contrato, en las siguientes:

C  L  Á  U  S  U  L  A  S

PRIMERA. ANTECEDENTES.- “EL PROVEEDOR” es una empresa comercial que ofrece implementar el Sistema de Factura Electrónica en una plataforma con las siguientes funcionalidades: EMISIÓN MANUAL (FACTURADOR MANUAL), EMISIÓN AUTOMÁTICA, RECEPCIÓN ESTÁNDAR.

SEGUNDA. LICENCIA. EL PROVEEDOR le otorga AL CLIENTE una licencia limitada, no exclusiva, para el uso del Sistema de Facturación Electrónica SOHO, sujeta a los términos y condiciones consignados en el presente contrato. No se le permite el uso del software de otra manera que no haya sido expresamente autorizada por EL VENDEDOR.

TERCERA. DERECHOS DE AUTORÍA. SOHO es propiedad exclusiva de EL PROVEEDOR, y está protegido por la legislación sobre derechos de autor, tratados internacionales y cualquier legislación aplicable.

CUARTA.  OBJETO.- Este acuerdo establece las condiciones de Licenciamiento, instalación y uso de SOHO, propiedad exclusiva del PROVEEDOR. La licencia objeto del presente acuerdo es concedida exclusivamente para el uso del CLIENTE.

 EL CLIENTE adquiere para su uso el Sistema de Facturación Electrónica SOHO (de aquí en adelante denominado “el software”), en modelo IN CLOUD, que incluye: 

 Licencia de uso ANUAL que contiene los siguientes módulos:

 

  1. Módulo de Emisión Automática de:

  • Facturas

  • Notas de Crédito

  • Notas de Débito

  • Acuse de recibo

  1. Módulo para el Proceso Manual (Facturador Manual) de:

  • Facturas

  • Notas de Crédito

  • Notas de Débito

  • Acuse de recibo

  1. Módulo de Recepción de Documentos Estandar

  • Informes de Gestión: 10 reportes para informes estadísticos de acuerdo a las necesidades del CLIENTE. 

  • Soporte Técnico y Mantenimiento Anual a favor del CLIENTE. Esto incluye un Nivel de Soporte Total que será de 7 días a la semana y 24 horas de trabajo por día.   

  • Adicionalmente, el PROVEEDOR se compromete a prestar sus servicios de Instalación, Implementación y Capacitación sobre el uso del Software. 

QUINTA. FIRMA DIGITAL. – SOHOAPP S.A.S proporcionará la firma digital de uso exclusivo por el cliente para FACTURACIÓN ELECTRÓNICA incluida dentro del contrato.

“ANDES IT – SERVICIO DE CERTIFICACIÓN DIGITAL”, es el encargado de suministrar las firmas digitales y será de obligatorio cumplimiento aceptar las condiciones y diligenciar la documentación establecida para tal fin. 

En caso contrario y en el que el CLIENTE no esté de acuerdo con las políticas establecidas dentro del documento  “Modelo de Confianza” suministrado por “ANDES IT – SERVICIO DE CERTIFICACIÓN DIGITAL”; SOHOAPPS no expedirá el certificado de firma digital y será el CLIENTE el encargado de tramitarlo y así mismo asumir su costo.

SEXTA. MODIFICACIONES Y/O ADICIONES. El CLIENTE no deberá usar o alterar el Software con ninguna finalidad, ni podrá utilizarlo para cualquier otro propósito diferente al señalado en el presente contrato, sin el consentimiento previo por escrito del  PROVEEDOR, el cual podrá ser denegado por cualquier razón. La modificación, manipulación o alteración en cuanto a ingeniería o recopilación o desmontaje del software queda expresamente prohibido.

De llegar a incumplir con esta cláusula el CLIENTE asumirá los costos que generen dicho incumplimiento y este valor será establecido de acuerdo a la tarifa legal vigente en el momento de incurrir en dicha prohibición.

EL PROVEEDOR podrá modificar o reinstalar el Software bajo los términos y condiciones del presente instrumento, mediante la actualización de versiones del mismo.

SÉPTIMA. PRECIO DE VENTA.- EL CLIENTE se obliga a pagar al PROVEEDOR  el valor declarado en el contrato.

En el caso de que EL CLIENTE solicite algún requerimiento adicional al Software, este se cotizará en horas y tendrá un costo por hora de USD$ 50.00 (CINCUENTA DÓLARES AMERICANOS). 

EL CLIENTE debe proporcionar todas las facilidades para la Instalación, Implementación y Capacitación, mismas que se realizarán de manera remota o presencial.  EL CLIENTE deberá facilitar la utilización de teléfonos convencionales para el técnico o técnicos que realicen la instalación y adicionalmente el acceso a Internet si es que se cuenta con ese servicio dentro del lugar donde se realice la instalación. En caso de que incurramos directamente en gastos por estos conceptos, estos serán facturados al CLIENTE como «reembolso de gastos incurridos por su cuenta». 

OCTAVA. FORMA DE PAGO.- El proyecto será pagado por el CLIENTE, de la forma estipulada en el contrato. 

CONDICIONES COMERCIALES: 

 • EL CLIENTE deberá cancelar los valores mensuales facturados mes anticipado durante los 5 (cinco) días calendario siguientes a la emisión de la factura. En el caso de que el pago sea anual se deberá cancelar en un plazo no mayor a 15 (quince) días calendario a partir de la fecha en que se cumpla cada año de servicio, la cual será la misma de suscripción del presente instrumento.

• Los precios de los recurrentes anuales y/o mensuales se actualizarán anualmente de acuerdo con el IPC vigente.

• Si se requiere presencia en la implementación y/o soporte técnico fuera de la ciudad, los gastos de transporte, alojamiento y viáticos los asume EL CLIENTE.

NOVENA. SITIO DE ENTREGA.- Las partes acuerdan que la entrega se realizará en la siguiente dirección: Calle 14 No. 18-54 de Pereira.

 DÉCIMA. PLAZO DE ENTREGA.- El plazo de la implementación se definirá conjuntamente entre LAS PARTES al inicio del proyecto y con base a la entrega de información de parte del CLIENTE, creando un plan de trabajo, mismo que será anexado como adendum al presente contrato. El tiempo estimado se definirá en el Kick Off inicial con el cliente.

El plazo de implementación será contado a partir la cancelación del anticipo y la entrega de parte del CLIENTE de toda la información requerida.

Al inicio del proyecto se elaborará un Plan de trabajo conjunto entre las Partes, en el cual se establecerán fechas y responsabilidades.

Nota: el plazo establecido entre las PARTES, puede variar teniendo en cuenta los nuevos requerimientos que el comprador solicite y que dichos ajustes comprometan la continuidad de la implementación, el funcionamiento y entrega del software.

Todos los desarrollos técnicos adicionales, deben realizarse por escrito y toda la documentación debe quedar custodiada en el domicilio principal de SOHOAPP S.A.S. en la ciudad de Pereira. Esta documentación debe ser archivada como anexos dentro del contrato, igual que la cotización y demás documentos soporte del mismo.

DÉCIMA PRIMERA. ALCANCE DEL PROYECTO.  

  1. Configuración. El protocolo, los técnicos del PROVEEDOR realizaran la configuración del software, con base a la información proporcionada por EL CLIENTE, en el modelo IN CLOUD de Instalación de la Plataforma del Sistema de Facturación en la infraestructura de hardware dispuesta por SOHOAPP S.A.S para este fin.

  2. Implementación, que incluye:

  • Instalación de la aplicación personalizada para EL CLIENTE.

  • Tropicalización de la Base de Datos y Portal.

  • Customización de la Aplicación: logo, colores, formato de la factura en PDF.

  • Manual de Usuario y Administrador. Se incluyen en formato digital al momento de la instalación, de esta forma el cliente puede tener acceso a los mismos para los usos pertinentes. No se incluyen manuales operativos personalizados.

  • Ambiente de pruebas DIAN, pruebas funcionales del CLIENTE.

  • Ambiente de producción DIAN.

  • Respaldos Automáticos de:

  • XML’S generados por el ERP.

  • XML’S antes de ser validados por el ente fiscal, para detección de errores.   

  • XML’S validados por el ente fiscal.

  • LOG de todos los archivos que recibe SOHOAPPS, válidos e inválidos.

Al término de la relación contractual, se hará la entrega de todos los archivos XML y PDF propiedad del CLIENTE.

  • Validaciones  

  • Tipo de Archivo válido  

  • Verificar la estructura del archivo origen.  

  • NIT correcto  

  • Existencia del NIT

  • Método de Pago  

  • No Cuenta

  • De Caracteres Especiales

  • Total de la Factura mayor a 0

  • Y las que resulten derivadas de la Operación

  1. Capacitación. Funcional y Técnica

La capacitación se realiza acorde al tipo de usuario (usuario final y usuario administrador) y será realizada de manera remota o en las instalaciones del CLIENTE.

Las fechas para su ejecución serán establecidas de común acuerdo entre LAS PARTES en el Plan de Trabajo.

  1. Reportes. 10 reportes para informes estadísticos de acuerdo a las necesidades del CLIENTE.

DÉCIMA SEGUNDA. SOPORTE TÉCNICO Y MANTENIMIENTO  

a) Soporte Técnico Remoto que incluye:  

  • Monitoreo constante para verificar el comportamiento del software (SOHOAPPS).

  •  Help Desk. Mesa de ayuda para atender todos los requerimientos y soporte en línea al CLIENTE.

  • Nivel de Soporte Total que será de 7 días a la semana y 24 horas de trabajo por día.

  • Atención de Primero, Segundo y Tercer Nivel de Servicio Remoto.

Nivel de Servicio (SLA)

Nivel 1:

Cuando se reporta un problema se levanta un Ticket u Orden de Servicio y se reúne toda la información para realizar un análisis rápido del problema y proporcionar una solución en un tiempo no mayor a 2 horas.

Nivel 2:

Este Nivel de servicio entra en acción, si pasan más de 2 horas en las que el Soporte de Primer Nivel no ha podido dar solución al problema, el consultor asignado de este nivel, deberá solucionar el mismo en un tiempo no mayor a 8 horas.

Nivel 3:

Este Nivel de servicio entra en acción pasadas 8 horas en las que el Soporte de 2do. Nivel no ha podido dar solución al problema, el Consultor dará solución al Ticket Levantado en un tiempo no mayor a 2 días.

b) Mantenimiento Anual Incluye:

  • Cualquier cambio o actualización que se requiera en virtud de la normativa vigente y/o que haga oficial la DIAN. 

  • Cualquier solicitud de Servicio que tenga que ver con:   

  • Actualizaciones de Funcionalidad debido a fallas o errores de la Aplicación.

  • Actualizaciones Técnicas propias de la Aplicación

  • Detección de Errores de usuario desde el proceso Origen.

  • Consultoría para solución de errores del proceso origen (ERP con costo adicional con base a horas de desarrollo).

Nota: El Soporte y Mantenimiento incluido es REMOTO y aplica siempre y cuando EL CLIENTE se encuentre al día en sus pagos. El servicio de Soporte PRESENCIAL tendrá un costo por hora de consultoría por la cantidad de USD $105.00 (CIENTO CINCO DÓLARES AMERICANOS).

Nota: Al tipo de cambio vigente. 

DÉCIMA TERCERA. AUTORIZACIÓN. EL CLIENTE  autoriza al PROVEEDOR a utilizar su logo en su página WEB y en su presentación comercial como parte de la lista de clientes de SOHOAPP SAS. Esta utilización podrá hacerse únicamente mediante una certificación firmada por EL CLIENTE en la cual se estipule el uso del aplicativo SOHO, esto se podrá solicitar una vez que salga en vivo con el sistema de facturación electrónica en el ambiente de pruebas.   

DÉCIMA CUARTA.  PROTECCIÓN DE DATOS.  Las PARTES autorizan expresamente a la otra para que recolecte, recaude, almacene, use, circule, suprima, procese, compile, intercambie, trate, actualice, transmita, transfiera y disponga de los datos personales que se le han suministrado o que se le suministrarán de forma directa o a través de terceros en virtud de la ejecución del presente Contrato. De igual forma, cada parte podrá incorporar en las distintas bases de datos, o en repositorios físicos y/o electrónicos, y ante cualquier entidad, toda la información que les sea suministrada con ocasión del presente vínculo contractual. 

DÉCIMA QUINTA. CONFIDENCIALIDAD. Las PARTES, expresamente acuerdan mantener con estricta confidencialidad y a no divulgar la información que llegasen a obtener con ocasión de la aplicación del presente contrato referente a cada uno de ellos y a las actividades que estos realizan, en especial sobre sus bases de datos y toda la demás información que pueda ser considerada por cualquiera de ellos como secreto industrial o comercial.

a) El personal que intervenga en el cumplimiento del presente contrato, se obliga a mantener en estricta confidencialidad la información del CLIENTE, a menos que, exista autorización expresa y por escrito de una de las partes a través de sus Representante Legal o quien haga sus veces, para que se dé información de lo que proporciona el sistema, mas no de la Base de Datos de sus clientes. 

b) Las partes se obligan a guardar total confidencialidad de toda la información y documentación que en función de sus servicios se les transmita, suministre o solicite por escrito o de cualquier otra forma, y cuya divulgación a terceros les pueda causar algún tipo de daño y/o perjuicio a terceros. 

c) Las partes  asumen el compromiso expreso de no explotar en su beneficio, así como de no divulgar y/o permitir que la información a la que tuviesen acceso sea divulgada o llegase a ser del conocimiento de terceros, sea intencionalmente o por falta de diligencia adecuada en su manejo o uso, pues es de su conocimiento que la misma es exclusiva propiedad de las partes, y tienen carácter estrictamente confidencial, pudiendo ser reveladas únicamente cuando se haya obtenido expreso consentimiento por escrito de las partes, y en los siguientes casos: 

d) Las partes no tendrán ninguna obligación bajo este acuerdo con respecto a información confidencial que es lo que se ha convertido en pública o disponible sin que él haya incumplido este acuerdo. 

e) Cuando la información se encontrará en el dominio público en el momento de su suministro a las partes o, una vez suministrada la información, ésta acceda al dominio público. 

f) Cuando la información ya estuviera en el conocimiento de las partes con anterioridad a la firma del presente contrato y sin obligación de guardar confidencialidad; 

g) Cuando la legislación vigente o un mandato judicial exija su divulgación. En ese caso, las partes se  notificarán tal eventualidad y harán todo lo posible por garantizar que se dé un tratamiento confidencial a la información. 

h) En caso de que las partes puedan probar que la información fue desarrollada o recibida legítimamente de terceros, de forma totalmente independiente a la presente relación contractual. 

i) Las partes mantendrán esta confidencialidad durante el plazo de vigencia del contrato y por un período no menor de veinte años (20) luego de finalizada su relación contractual. No podrán divulgar de forma alguna ningún tipo de información adquirida en el transcurso del tiempo en que realice sus funciones objeto de este contrato. Asimismo, se comprometen a no utilizar o transferir directa o indirectamente tales conocimientos o información a persona alguna sin previa autorización por escrito de cada una de las partes. En caso que se les impute legalmente un incumplimiento con lo dispuesto en este contrato correrán por su exclusiva cuenta y riesgo todos los gastos y pagos derivados directa o indirectamente de dicho incumplimiento.  

j) Las partes podrán suscribir acuerdos adicionales de confidencialidad, los cuales formarán parte integrante de este contrato.

DÉCIMA SEXTA. RESPONSABILIDAD DEL CLIENTE; RIESGO DE PÉRDIDA. El CLIENTE deberá asumir todo riesgo de pérdida o daño del Software. Asi mismo el PROVEEDOR, no se responsabiliza de ningún daño o pérdida en su ordenador personal derivada del uso de este Software. 

DÉCIMA OCTAVA. NO RELACIÓN LABORAL Y RESPONSABILIDADES 

a) En ningún caso existirá relación laboral entre las partes y los empleados y funcionarios que cada una emplee en la prestación de los servicios que constituyen el objeto del presente contrato.  

b) Cada parte, liberará de toda responsabilidad a la otra por reclamos, demandas y demás acciones de sus empleados y trabajadores, y cada parte será responsable  del cumplimiento de sus prestaciones patronales  para con  los trabajadores y empleados que use en la ejecución del presente convenio. En cualquier caso, la parte que incumpla con sus obligaciones patronales asumirá la integridad de los costos, gastos y consecuencias que se deriven de los reclamos y demandas aceptadas por autoridad competente.  La parte incumplidora que haya obtenido sentencia en contra por un reclamo derivado de falta de cumplimiento de obligaciones laborales, deberá resarcir, inmediatamente a la otra parte de todo pago que haya hecho, bastando al efecto la evidencia del pago hecho. Todo otro daño y perjuicio causado por estos mismos motivos, incluyendo costos de abogados y costas procesales, dará derecho a su íntegra reparación.

c) EL PROVEEDOR, en ningún momento deberá considerarse como agente, subsidiaria o filial del CLIENTE, para ningún propósito. Cada parte declara con respecto de la otra, que no es apoderada, representante, socia o asociada en cuentas en participación, ni que la parte ni el personal vinculado a ésta podrá ser tenido en ningún momento como vinculado laboralmente a la otra parte.

d) n consecuencia, cada parte asumirá como propias todas las responsabilidades que las leyes, los contratos y sus estatutos le impongan en relación con el personal propio o afiliado que utilice para la ejecución del presente convenio.

e) EL CLIENTE se compromete a no contratar directamente al personal de EL PROVEEDOR, ya sea por tiempo parcial, por tareas puntuales o como personal permanente.

DÉCIMA OCTAVA. GARANTÍA Y DECLARACIONES DE EL PROVEEDOR:

EL PROVEEDOR declara y garantiza el correcto funcionamiento del Software que se licencia por virtud del presente Contrato y que realizará todos los servicios contratados de acuerdo a las normas técnicas pertinentes y a satisfacción del CLIENTE, así como que el Sistema está acorde a la normativa tributaria vigente y cumple con todos los requisitos previstos por esta y por la Dirección de impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).  Garantiza además que, durante la vigencia del contrato este se encuentre en óptimas condiciones funcionales. 

DÉCIMA NOVENA. CAUSAS DE TERMINACIÓN DEL CONTRATO: El presente Contrato podrá terminar por las siguientes causas: 

  1. Cumplimiento del plazo y obligaciones establecidas en el presente contrato.

  2. Por mutuo acuerdo de las Partes.

  3. Por causas de fuerza mayor o caso fortuito debidamente comprobado.

Las Partes se comprometen a cumplir cabalmente con las obligaciones estipuladas a su cargo, a no ser que por las causas de fuerza mayor o caso fortuito, se lo impidan. Si tales motivos llegaren a presentarse y fueran debidamente comprobados por la parte interesada, la misma se verá eximida de toda culpa. 

En cualquiera de los casos anteriores se llevará a término y liquidación las actividades comprometidas y en ejecución. 

    VIGÉSIMA. TERMINACIÓN ANTICIPADA DEL CONTRATO:   

En el caso de que se comprobare un incumplimiento de cualquiera de las partes a sus obligaciones contractuales, la parte afectada podrá solicitar la terminación unilateral de este contrato y procederá de la siguiente manera: se deberá cancelar a la otra parte como indemnización por daños y perjuicios, un porcentaje equivalente al 5% del total del Contrato; sin perjuicio de hacerse cargo y pagar todos los costos que para la implementación del Contrato haya tenido que incurrir una de las partes, además de la liquidación correspondiente.

Si la terminación unilateral es resuelta por una de las partes durante la ejecución del Contrato, se establece que se deberá pagar a la otra parte, como indemnización por daños y perjuicios, un porcentaje equivalente al 10% del total del Contrato; sin perjuicio de hacerse cargo y pagar todos los costos que para la ejecución del Contrato haya tenido que incurrir la parte afectada, además de la liquidación correspondiente. 

Si la terminación es solicitada por EL CLIENTE, éste autorizará a EL PROVEEDOR a que pueda retirar el software entregado como fruto de este Contrato.     

   VIGÉSIMA PRIMERA. PENALIDAD POR INCUMPLIMIENTO 

Si el CLIENTE no cumpliera con alguna de las cláusulas del presente CONTRATO, acepta como penalidad pagar al PROVEEDOR el 10% del total del Contrato; y se dará por anulado el mismo. 

De igual forma si el PROVEEDOR incumpliera con alguna de las cláusulas que anteceden a ésta, acepta como penalidad pagar al CLIENTE el 10% del total del Contrato; y se dará por anulado el mismo. 

VIGÉSIMA SEGUNDA. NOTIFICACIONES. Excepto por los avisos respecto de retraso en el Servicio o respecto del nivel de servicio, los cuales se deberán realizar vía correo electrónico; cualquier otro aviso, demanda, notificación o requerimiento que deban hacerse las PARTES, en términos del presente Contrato o en relación con el mismo deberá realizarse por escrito mediante entrega directa con acuse de recibo, vía correo certificado a los domicilios señalados por las PARTES en las Declaraciones; y se considerarán entregadas en la fecha que aparece en le acuse de recibo o en la confirmación de entrega del servicio de mensajería. 

    VIGÉSIMA TERCERA. ACEPTACIÓN Y VIGENCIA 

Las Partes aceptan el total contenido de este Contrato por convenir así a sus intereses y expresamente declaran que ninguna modificación o enmienda a este Contrato y ninguna renuncia a cualesquiera de sus disposiciones serán admitidas, salvo que así constare por escrito y firmado por los representantes de las Partes. En consecuencia, este contrato constituye el único acuerdo entre las Partes y anula cualquier comunicación o propuesta anterior relativa a alguna cláusula. 

La vigencia del presente Contrato será de doce (12)  meses y surtirá efectos a partir de la firma del mismo. 

El presente Contrato podrá prorrogarse de manera automática, siempre y cuando la parte correspondiente notifique a la otra de su intención de no prorrogar el mismo por lo menos 30 (treinta) días calendario antes de la fecha de terminación.

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