Cláusulas y condiciones del servicio de nómina electrónica

contrato

C  L  Á  U  S  U  L  A  S

PRIMERA. ANTECEDENTES.- “EL PROVEEDOR” es una empresa comercial que ofrece implementar el Sistema de Nómina Electrónica en una plataforma con las siguientes funcionalidades: DIGITACIÓN MANUAL, EMISIÓN MANUAL, RECEPCIÓN ESTÁNDAR.

 SEGUNDA. LICENCIA. EL PROVEEDOR le otorga AL CLIENTE una licencia limitada, no exclusiva, para el uso del Sistema de Nómina Electrónica SOHOAPP, sujeta a los términos y condiciones consignados en el presente contrato. No se le permite el uso del software de otra manera que no haya sido expresamente autorizada por EL VENDEDOR.

TERCERA. DERECHOS DE AUTORÍA. SOHOAPP es propiedad exclusiva de EL PROVEEDOR, y está protegido por la legislación sobre derechos de autor, tratados internacionales y cualquier legislación aplicable. 

CUARTA.  OBJETO.- Este acuerdo establece las condiciones de Licenciamiento, instalación y uso de “NÓMINA ELECTRÓNICA SOHOAPP”, propiedad exclusiva del PROVEEDOR. La licencia objeto del presente acuerdo es concedida exclusivamente para el uso del CLIENTE. 

EL CLIENTE adquiere para su uso el Sistema de Nómina Electrónica (de aquí en adelante denominado “el software”), en modelo IN CLOUD, que incluye:  

  • Licencia de uso ANUAL que contiene los siguientes módulos: 

  1. Módulo de Emisión Manual: 

  • Sistema de validación e ingreso a la plataforma

  • Sistema de consulta y reenvío de documentos

  • Notas de modificación o corrección de documentos

  1. Módulo para el Proceso Manual (Nómina Manual):

  • Documento de nómina en una plantilla en Excel 

  • Plataforma de cargue y validación del documento

  1. Módulo de Recepción de Documentos Estándar 

  • Soporte Técnico y Mantenimiento Anual a favor del CLIENTE. Esto incluye un Nivel de Soporte Total que será de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 6:00 p.m.   

  • Adicionalmente, el PROVEEDOR se compromete a prestar sus servicios de Instalación, Implementación y Capacitación sobre el uso del Software. 

QUINTA. FIRMA DIGITAL. – SOHOAPP S.A.S proporcionará la firma digital usada en el módulo SOHOFACTURACION ELECTRONICA; el CLIENTE que a su vez no posee el certificado digital deberá ser tramitado por medio de “ANDES – SERVICIO DE CERTIFICACIÓN DIGITAL” y el mismo comprenderá de un costo adicional.

“ANDES – SERVICIO DE CERTIFICACIÓN DIGITAL”, es el encargado de suministrar las firmas digitales y será de obligatorio cumplimiento aceptar las condiciones y diligenciar la documentación establecida para tal fin. 

En caso contrario y en el que el CLIENTE no esté de acuerdo con las políticas establecidas dentro del documento  “Modelo de Confianza” suministrado por “ANDES – SERVICIO DE CERTIFICACIÓN DIGITAL”; SOHOAPP no expedirá el certificado de firma digital y será el CLIENTE el encargado de tramitarlo y así mismo asumir su costo.

SEXTA. MODIFICACIONES Y/O ADICIONES. El CLIENTE no deberá usar o alterar el Software con ninguna finalidad, ni podrá utilizarlo para cualquier otro propósito diferente al señalado en el presente contrato, sin el consentimiento previo por escrito del  PROVEEDOR, el cual podrá ser denegado por cualquier razón. La modificación, manipulación o alteración en cuanto a ingeniería o recopilación o desmontaje del software queda expresamente prohibido.

De llegar a incumplir con esta cláusula el CLIENTE asumirá los costos que genere dicho incumplimiento y este valor será establecido de acuerdo a la tarifa legal vigente en el momento de incurrir en dicha prohibición.

EL PROVEEDOR podrá modificar o reinstalar el Software bajo los términos y condiciones del presente instrumento, mediante la actualización de versiones del mismo.

SÉPTIMA. PRECIO DE VENTA.- EL CLIENTE se obliga a pagar al PROVEEDOR el valor consagrado en el contrato. 

CONDICIONES COMERCIALES: 

• EL CLIENTE deberá cancelar los valores anuales facturados año anticipado durante los 15 (quince) días calendario siguientes a la emisión de la factura, la cual será la misma de suscripción del presente instrumento.

• Los precios de los recurrentes anuales y/o mensuales se actualizarán anualmente de acuerdo con el IPC vigente.

• Si se requiere presencia en la implementación y/o soporte técnico fuera de la ciudad, los gastos de transporte, alojamiento y viáticos los asume EL CLIENTE. 

OCTAVA. SITIO DE ENTREGA.- Las partes acuerdan que la entrega se realizará en la siguiente dirección: Calle 14 No. 18-54 de Pereira. 

NOVENA. PLAZO DE ENTREGA.- El plazo de la implementación se definirá conjuntamente entre LAS PARTES.  

Al inicio del proyecto se elaborará un Plan de trabajo conjunto entre las Partes, en el cual se establecerán fechas y responsabilidades. 

DÉCIMA. ALCANCE DEL PROYECTO.  

  1. Configuración. El protocolo, los técnicos del PROVEEDOR realizaran la configuración del software, con base a la información proporcionada por EL CLIENTE, en el modelo IN CLOUD de Instalación de la Plataforma del Sistema de Nómina electrónica en la infraestructura de hardware dispuesta por SOHOAPP S.A.S para este fin.

  2. Implementación, que incluye:

  • Customización de la Aplicación: logo, colores.

  • Manual de Usuario y Administrador. Se incluyen en formato digital al momento de la instalación, de esta forma el cliente puede tener acceso a los mismos para los usos pertinentes.

  • Ambiente de pruebas DIAN, pruebas funcionales del CLIENTE.

  • Ambiente de producción DIAN.

  • Respaldos Automáticos de:

  • XML’S generados por el archivo diligenciado en EXCEL.

  • XML’S antes de ser validados por el ente fiscal, para detección de errores.   

  • XML’S validados por el ente fiscal.

  • LOG de todos los archivos que recibe SOHOAPP, válidos e inválidos.

Al término de la relación contractual, se hará la entrega de todos los archivos XML y PDF propiedad del CLIENTE.

  • Validaciones  

  • Tipo de Archivo válido  

  • Verificar la estructura del archivo origen.  

  • NIT correcto  

  • Existencia del NIT

  • Método de Pago  

  • No Cuenta

  • De Caracteres Especiales

  • Liquidación de devengos y deducciones

  • Primas, cesantías y parafiscales

  1. Capacitación. Funcional y Técnica 

La capacitación se realiza acorde al tipo de usuario (usuario final y usuario administrador) y será realizada de manera remota.

Las fechas para su ejecución serán establecidas de común acuerdo entre LAS PARTES en el Plan de Trabajo.

DÉCIMA PRIMERA. SOPORTE TÉCNICO Y MANTENIMIENTO

a) Soporte Técnico Remoto que incluye:  

  • Monitoreo constante para verificar el comportamiento del software (SOHOAPP).

  •  Help Desk. Mesa de ayuda para atender todos los requerimientos y soporte por medio de la plataforma de tickets.

  • Nivel de Soporte Total que será de lunes a viernes 8:00 a.m. a 6:00 p.m.

  • Atención de Primero, Segundo y Tercer Nivel de Servicio Remoto. 

b) Mantenimiento Anual Incluye:

  • Cualquier cambio o actualización que se requiera en virtud de la normativa vigente y/o que haga oficial la DIAN. 

  • Cualquier solicitud de Servicio que tenga que ver con:   

  • Actualizaciones de Funcionalidad debido a fallas o errores de la Aplicación.

  • Actualizaciones Técnicas propias de la Aplicación

  • Detección de Errores de usuario desde el proceso Origen.

  • Consultoría para solución de errores del proceso origen (Archivo diligenciado en excel).

DÉCIMA TERCERA. RESPONSABILIDAD DEL CLIENTE; RIESGO DE PÉRDIDA. El CLIENTE deberá asumir todo riesgo de pérdida o daño del Software. Así mismo el PROVEEDOR, no se responsabiliza de ningún daño o pérdida en su ordenador personal derivada del uso de este Software. 

**SOHOAPP no se hace responsable por la información mal digitada y reportada ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) ** 

DÉCIMA CUARTA. NO RELACIÓN LABORAL Y RESPONSABILIDADES 

a) En ningún caso existirá relación laboral entre las partes y los empleados y funcionarios que cada una emplee en la prestación de los servicios que constituyen el objeto del presente contrato.  

b) Cada parte, liberará de toda responsabilidad a la otra por reclamos, demandas y demás acciones de sus empleados y trabajadores, y cada parte será responsable del cumplimiento de sus prestaciones patronales para con los trabajadores y empleados que use en la ejecución del presente convenio. En cualquier caso, la parte que incumpla con sus obligaciones patronales asumirá la integridad de los costos, gastos y consecuencias que se deriven de los reclamos y demandas aceptadas por la autoridad competente. La parte incumplidora que haya obtenido sentencia en contra por un reclamo derivado de falta de cumplimiento de obligaciones laborales, deberá resarcir, inmediatamente a la otra parte de todo pago que haya hecho, bastando al efecto la evidencia del pago hecho. Todo otro daño y perjuicio causado por estos mismos motivos, incluyendo costos de abogados y costas procesales, dará derecho a su íntegra reparación.

c) EL PROVEEDOR, en ningún momento deberá considerarse como agente, subsidiaria o filial del CLIENTE, para ningún propósito. Cada parte declara con respecto de la otra, que no es apoderada, representante, socia o asociada en cuentas en participación, ni que la parte ni el personal vinculado a ésta podrá ser tenido en ningún momento como vinculado laboralmente a la otra parte.

d) En consecuencia, cada parte asumirá como propias todas las responsabilidades que las leyes, los contratos y sus estatutos le impongan en relación con el personal propio o afiliado que utilice para la ejecución del presente convenio.

e) EL CLIENTE se compromete a no contratar directamente al personal de EL PROVEEDOR, ya sea por tiempo parcial, para tareas puntuales o como personal permanente.

DÉCIMA QUINTA. GARANTÍA Y DECLARACIONES DE EL PROVEEDOR:

EL PROVEEDOR declara y garantiza el correcto funcionamiento del Software que se licencia por virtud del presente Contrato y que realizará todos los servicios contratados de acuerdo a las normas técnicas pertinentes y a satisfacción del CLIENTE, así como que el Sistema está acorde a la normativa tributaria vigente y cumple con todos los requisitos previstos por esta y por la Dirección de impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).  Garantiza además que, durante la vigencia del contrato este se encuentre en óptimas condiciones funcionales. 

DÉCIMA SEXTA. CAUSAS DE TERMINACIÓN DEL CONTRATO: El presente Contrato podrá terminar por las siguientes causas: 

  1. Cumplimiento del plazo y obligaciones establecidas en el presente contrato.

  2. Por mutuo acuerdo de las Partes.

  3. Por causas de fuerza mayor o caso fortuito debidamente comprobado.

Las Partes se comprometen a cumplir cabalmente con las obligaciones estipuladas a su cargo, a no ser que por las causas de fuerza mayor o caso fortuito, se lo impidan. Si tales motivos llegaren a presentarse y fueran debidamente comprobados por la parte interesada, la misma se verá eximida de toda culpa. 

En cualquiera de los casos anteriores se llevarán a término y liquidación las actividades comprometidas y en ejecución. 

    DÉCIMA SEPTIMA. ACEPTACIÓN Y VIGENCIA 

Las Partes aceptan el total contenido de este Contrato por convenir así a sus intereses y expresamente declaran que ninguna modificación o enmienda a este Contrato y ninguna renuncia a cualesquiera de sus disposiciones serán admitidas, salvo que así constare por escrito y firmado por los representantes de las Partes. En consecuencia, este contrato constituye el único acuerdo entre las Partes y anula cualquier comunicación o propuesta anterior relativa a alguna cláusula.

NUESTRO EQUIPO DE TRABAJO

Somos un equipo interdisciplinario, comprometidos con del desarrollo social y empresarial de nuestro país y la región. Nuestra felicidad es hacer nuestro trabajo: compartir el conocimiento de la tecnología para que nuestros clientes puedan liderar sus proyectos.

Área de soporte

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Nuestro reto, desarrollar soluciones tecnológicas que respondan a las necesidades actuales. Ofrecemos a nuestros clientes la innovación tecnológica para liderar.

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